Ist die Digitalisierung die richtige Antwort auf veränderte Bedingungen?
Was passiert aktuell in den Unternehmen durch die COVID-19 Pandemie? Jedes Unternehmen versucht sich den geänderten Bedingungen anzupassen. Viele Unternehmen sind in der Vergangenheit von einer gut aufgestellten Digitalisierung ihres Unternehmens ausgegangen.
Alle Mitarbeiter nutzen unterschiedliche Hardware-Systeme, E-Mails, digitale Dokumente auf den Servern und die verschiedensten Software Lösungen. Viele IT-Abteilungen haben oft nicht den Überblick, welche zahlreichen Systeme in den Unternehmen genutzt werden.
Aufgrund der Pandemie müssen neue Arbeitsstrukturen entwickelt werden. Verschärfte Hygienevorschriften schreiben räumliche und zeitliche Trennungen vor. Themen wie Home-Office, gesicherte Netzwerkzugänge und Videokonferenzen sind dadurch in den Vordergrund getreten.
Die getroffenen Maßnahmen zeigen aber jedem Unternehmen auch Grenzen auf. Was lässt sich im Home-Office bearbeiten? Wie vernetzt sind die Prozesse und wo gibt es den „Medienbrüche“ zwischen den digitalen Systemen?
Medienbrüche und Lösungsmöglichkeiten, zum Beispiel EDI
Was sind eigentlich Medienbrüche? Damit hat jeder zu tun, der eine Information in ein System eingibt. Zum Beispiel eine Lieferantenrechnung muss in Warenwirtschaftssytem übertragen werden: Die Rechnung kommt per Posteingang oder als E-Mail Anhang im PDF-Format. Wie viele Mitarbeiter sind damit beschäftigt die Informationen aus den Rechnungen in das Warenwirtschaftssystem des Unternehmens zu übertragen?
Elektronische Verbindungen zwischen Warenwirtschaftssystemen (Electronic Daten Interchange) oder ein Programm zum einlesen der Dokumente und der automatisierten Übermahne von Informationen, sind hier gängige Lösungen.
Wie viele solcher Medienbrüche gibt es in den Unternehmen und wie lassen sich digitale Standardabläufe dafür einsetzen? Es geht hier um Effizienz und um Kostendruck.
Transparenz in den Prozessen und Schnittstellen
Sind alle Prozesse und Schnittstellen dokumentiert oder nur die „Wichtigen“?
Hier bietet das HORUS®-System die ideale Plattform um Prozesse zu dokumentieren und Schnittstellenprobleme offen zu legen.
Ein zentrales Anliegen des Qualitätsmanagements ist es, dass die Prozesse und deren Schnittstellen effizient und sicher ablaufen. Moderne digitale Lösungen setzen immer mehr auf anpassbare Schnittstellen und sorgen für eine effiziente Verarbeitung der Daten.
Sich auf das Wesentliche des Geschäftes konzentrieren
Die geänderten Bedingungen haben den Kostendruck erhöht. Alte Strukturen und Abläufe kommen an ihre Grenzen.
Aber wo anfangen zu optimieren? Zielgerichtete Entscheidungen sind notwendig. Bei der Dokumentierung mit dem HORUS®-System können Prozesse und ihre Schnittstellen mit entsprechenden Durchlaufzeiten simuliert werden. Schnell werden dadurch Potenziale für Kosteneinsparungen aufgezeigt.
Oft wird bei der genauen Betrachtung festgestellt, dass bestehende System nur etwas angepasst werden müssen, um optimierte Verbindungen zu realisieren. Systemanpassungen an Standardapplikationen können zu massiven Problemen bei System-Updates führen.
Die Digitalisierung ist nicht nur der Einsatz von Smartphones, Laptops, Server und eine Vielzahl von Einzelsystemen. Kompatible Lösungen und moderne Schnittstellen sind der Schlüssel zu einer wirklichen Digitalisierung des gesamten Unternehmens.
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